Come controllare il magazzino ricambi della tua officina senza perdere vendite

Il magazzino di un'officina meccanica è uno dei punti dove si perdono più soldi senza che nessuno se ne accorga direttamente. I pezzi ordinati due volte perché nessuno sapeva che c'era già dello stock, quelli che finiscono esattamente quando servono di più, o quelli che stanno su uno scaffale da mesi senza che nessuno ricordi perché erano stati acquistati: tutto questo è denaro immobilizzato o margine che non è stato incassato.

I sintomi di un magazzino fuori controllo

• Pezzi duplicati: viene ordinato qualcosa che era già in magazzino perché nessuno lo sapeva.
• Rotture di stock: il cliente porta l'auto in officina e bisogna dirgli che dovrà aspettare perché il pezzo non è disponibile.
• Pezzi 'orfani': unità acquistate per un lavoro che alla fine non è stato fatto, ferme in magazzino da mesi senza che nessuno sappia cosa farne.
• Nessun controllo dei margini: se non sai quanto hai pagato un pezzo e quanto lo hai fatturato, non puoi sapere se il margine è corretto.
• Inventario fisico manuale: contare i pezzi uno a uno a fine anno è un lavoro che nessuno vuole fare e che dà sempre risultati diversi da quelli attesi.

Quali informazioni ti servono su ogni pezzo

Un buon controllo del magazzino officina richiede di sapere, per ogni referenza: quante unità ci sono in questo momento, qual è il prezzo di costo attuale, qual è il prezzo di vendita (e il margine risultante), quando è stato l'ultimo movimento (entrata, uscita o rettifica) e quali lavori hanno utilizzato quel pezzo. Con queste informazioni puoi prendere decisioni di acquisto molto più precise ed evitare sia l'eccesso che la rottura di stock.

Integrare il magazzino con i lavori: la chiave del controllo reale

Il magazzino di un'officina non esiste in modo isolato: ogni volta che si usa un pezzo in un lavoro, lo stock dovrebbe diminuire automaticamente. E quando arriva una consegna, dovrebbe aumentare. Se quella registrazione è manuale, prima o poi ci saranno errori. L'integrazione tra il modulo lavori e quello del magazzino è ciò che chiude il cerchio: ogni pezzo aggiunto a un ordine di lavoro scala automaticamente dall'inventario, e il movimento viene tracciato.

Stock minimo e avvisi: non rimanere mai più senza un pezzo critico

Una delle funzioni più utili di un sistema di magazzino è la possibilità di definire uno stock minimo per referenza. Quando la quantità disponibile scende al di sotto di quel minimo, il sistema avvisa — non devi aspettare di scoprirlo quando l'auto del cliente è già sul ponte.

Come lo risolve TallerOS

In TallerOS (piano Pro o superiore), il modulo magazzino permette di registrare tutte le referenze con il loro prezzo di costo, prezzo di vendita, quantità disponibile e stock minimo. Ogni movimento — entrata, uscita, rettifica o reso — viene registrato con data e motivo, generando uno storico completo per ogni referenza.

Quando aggiungi un pezzo a un lavoro, lo stock viene scalato automaticamente. E quando il livello scende al di sotto del minimo definito, compare un avviso visivo per poter fare il reintegro in tempo. I movimenti di magazzino sono utili anche a fine mese per quadrare il valore totale del magazzino senza conteggi manuali.