Fazer uma fatura parece simples, mas na prática muitas oficinas emitem faturas que não cumprem todos os requisitos legais sem o saberem. Uma fatura incompleta pode invalidar o direito do cliente a deduzir o IVA, causar problemas numa inspeção fiscal e, em casos graves, resultar em sanções. Aqui está tudo o que uma fatura de oficina precisa de incluir para ser válida.
Dados obrigatórios em cada fatura de oficina
- Número de fatura com numeração sequencial (sem lacunas nem duplicados na série).
- Data de emissão.
- Dados da oficina emitente: nome ou razão social, NIF e morada completa.
- Dados do cliente: nome ou razão social, NIF e morada (essenciais se o cliente quer deduzir o IVA).
- Descrição detalhada dos serviços: "reparação do veículo" não é suficiente — deve detalhar o que foi feito e que peças foram usadas.
- Matrícula do veículo (não obrigatória por lei mas indispensável para evitar disputas).
- Base tributável (sem IVA), taxa aplicada e valor do IVA.
- Valor total da fatura (base + IVA).
O fluxo correto: da ordem de trabalho à fatura
O erro de faturação mais frequente nas oficinas não é um valor incorreto — é a desconexão entre o trabalho realizado e a fatura. Quando a fatura é feita manualmente a partir do que alguém se lembra, é fácil omitir linhas ou ter valores que não correspondem ao orçamento aprovado. A solução é que a fatura seja gerada diretamente a partir da ordem de trabalho, onde todos os dados já existem.
Como o TallerOS resolve isto
No TallerOS (plano Premium), a fatura é gerada com um clique a partir do trabalho concluído. Todos os dados do cliente, do veículo e das linhas de trabalho e peças passam automaticamente para a fatura, com o número sequencial atribuído pelo sistema. O PDF gerado inclui todos os campos legalmente obrigatórios, pode ser enviado ao cliente por email e fica guardado no histórico de faturas da oficina.
Perguntas frequentes
Posso usar um modelo Word ou Excel para as faturas da oficina?
Legalmente pode, desde que inclua todos os dados obrigatórios e mantenha a numeração sequencial. O problema prático é que são fáceis de cometer erros de numeração e não há registo automático das faturas emitidas.
A fatura tem de ser emitida no mesmo dia em que o cliente levanta o carro?
A fatura deve ser emitida no momento da operação ou, se o destinatário é uma empresa ou profissional, antes do dia 16 do mês seguinte. Para particulares, a recomendação é emiti-la no momento do levantamento do veículo.
Tenho de conservar cópias de todas as faturas?
Sim. As faturas emitidas devem ser conservadas durante um mínimo de 4 anos (critério fiscal). No TallerOS todas as faturas são guardadas automaticamente.
Posso emitir faturas no TallerOS sem o plano Premium?
Os planos Básico e Pro não incluem o módulo de faturação com numeração automática e PDF. Para emitir faturas formais a partir do TallerOS precisa do plano Premium.
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