Como controlar o stock de peças da sua oficina sem perder vendas

O armazém de uma oficina mecânica é um dos pontos onde mais dinheiro se perde sem que ninguém o note diretamente. As peças encomendadas duas vezes porque ninguém sabia que havia stock, as que se esgotam exatamente quando mais se precisam, ou as que estão numa prateleira há meses sem que ninguém se lembre para que foram compradas: tudo isso é dinheiro imobilizado ou margem que não foi cobrada.

Os sintomas de um stock descontrolado

• Peças duplicadas: encomena-se algo que já estava no armazém porque ninguém o sabia.
• Ruturas de stock: o cliente leva o carro à oficina e é preciso dizer-lhe que terá de esperar porque a peça não está disponível.
• Peças "órfãs": unidades compradas para um trabalho que afinal não foi feito, no armazém há meses sem que ninguém saiba o que fazer com elas.
• Sem controlo de margens: se não sabe quanto pagou por uma peça e quanto a faturou, não consegue saber se a margem está correta.
• Inventário físico manual: contar peças uma a uma no final do ano é um trabalho que ninguém quer fazer e que dá sempre resultados diferentes do esperado.

Que informação precisa sobre cada peça

Um bom controlo de stock de oficina requer saber, para cada referência: quantas unidades existem neste momento, qual é o preço de custo atual, qual é o preço de venda (e a margem resultante), quando foi o último movimento (entrada, saída ou ajuste) e que trabalhos usaram essa peça. Com essa informação, pode tomar decisões de compra muito mais precisas e evitar tanto o excesso como a rutura de stock.

Integrar o stock com os trabalhos: a chave do controlo real

O stock de uma oficina não existe de forma isolada: cada vez que se usa uma peça num trabalho, o stock devia baixar automaticamente. E quando chega uma entrega, devia subir. Se esse registo é manual, mais cedo ou mais tarde haverá erros. A integração entre o módulo de trabalhos e o de stock é o que fecha o ciclo: cada peça adicionada a uma ordem de trabalho desconta automaticamente do inventário, e o movimento fica registado.

Stock mínimo e alertas: nunca mais ficar sem uma peça crítica

Uma das funcionalidades mais úteis de um sistema de stock é a possibilidade de definir um stock mínimo por referência. Quando a quantidade disponível cai abaixo desse mínimo, o sistema avisa — não é preciso esperar para o descobrir quando o carro do cliente já está no elevador.

Como o TallerOS resolve isto

No TallerOS (plano Pro ou superior), o módulo de stock permite registar todas as referências do armazém com o seu preço de custo, preço de venda, quantidade disponível e stock mínimo. Cada movimento — entrada, saída, ajuste ou devolução — fica registado com data e motivo, gerando um historial completo de cada referência.

Quando adiciona uma peça a um trabalho, o stock é descontado automaticamente. E quando o nível baixa do mínimo definido, aparece um alerta visual para poder reabastecer a tempo. Os movimentos de inventário também são úteis no final do mês para reconciliar o valor total do armazém sem necessidade de contagens manuais.